Standard Operational Procedure(SOP)

Kelab SPBT SMJK Chung Ling Pulau Pinang

A.    Bulan Disember

Pemprosesan buku-buku baru

1.      Setiausaha mengambil kedatangan ahli.

2.      Ucapan guru penasihat. Guru penasihat membuka bilik BOSS.

3.      Pelajar membuka tingkap dan lampu serta kipas dalam bilik serta menyusun meja dan kerusi yang hendak digunakan.

4.      Pelajar membersihkan bilik BOSS.

5.      Guru penasihat mengagihkan tugasan untuk memproses buku-buku baru.

6.      Ahli-ahli seterusnya memproses buku mengikut tugas masing-masing, seperti mencatat tarikh perolehan, bilangan perolehan dan kod bar. Semua alat tulis disediakan oleh SPBT sekolah dan disimpan balik sebelum tamat aktiviti.

7.      Aktiviti biasa bermula dari pukul 11 pagi hingga ke 1 petang pada hari Sabtu waktu persekolahan dan akan bermula 8.30 pagi hingga 1 petang pada hari cuti sekolah.

8.      Guru penasihat berada bersama pelajar untuk mengawasi dan membimbing aktiviti yang dijalankan. Pelajar sentiasa diingatkan supaya tidak memanjat rak buku dan juga tidak memungguh beban yang terlalu berat.

9.      Apabila tamatnya aktiviti, guru penasihat memastikan bahawa pelajar menutup tingkap, kipas dan lampu sebelum balik dan menyusun balik semua meja dan kerusi, menyimpan balik semua alatan yang digunakan serta membuang sampah-sarap yang ada.

10.  Guru penasihat mengunci bilik BOSS.

11.  Guru penasihat mengingatkan setiausaha untuk membuat laporan aktiviti dan menanda kad kuning kokurikulum.

B.     Pengutipan buku teks SPBT daripada pelajar Tingkatan Lima selepas peperiksaan SPM

1.      Guru penasihat mengingatkan semua pelajar Tingkatan Lima berkenaan dengan pemulangan buku teks SPBT pada hari terakhir peperiksaan SPM mengikut jadual peperiksaan dengan bantuan ketua pengawas peperiksaan SPM.

2.      Mengambil kedatangan ahli dan guru lain pada hari pemulangan buku teks.

3.      Member taklimat ringkas dan mengagihkan tugas.

4.      Stesen-stesen pemulangan buku teks diadakan di luar bilik BOSS di mana setiap guru SPBT atau guru yang membantu ditugaskan untuk mengawasi stesen masing-masing yang mempunyai beberapa kelas. Seorang lagi guru ditugaskan untuk mengendalikan kes-kes seperti kehilangan buku teks, buku teks yang ridak dibalut dan lain-lain lagi.

5.      Mengemas buku dan menyemak stok buku teks Tingkatan Lima. Keselamtan pelajar diutamakan pada setiap kali dan pelajar sentiasa diingat untuk mengingatkan perkara tersebut.

6.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan dalam bahagian A.

C.     Pengagihan buku teks SPBT kepada pelajar Tingkatan Satu semasa hari Orientasi

1.      Mengambil kedatangan.

2.      Ucapan guru penasihat dan pengagihan tugasan kepada ahli-ahli kelab untuk meminjam buku teks SPBT kepada semua pelajar Tingkatan Satu. Arahan juga diberikan kepada guru tingkatan. Arahan ini merupakan arahan bercetak yang diedarkan pada hari sebelum pengagihan buku teks SPBT.

3.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.

Bulan Januari

1.      Mengambil kedatangan.

2.      Ucapan guru penasihat dan pengagihan tugasan kepada ahli-ahli kelab untuk meminjam buku teks SPBT kepada semua pelajar Tingkatan Lima dan seterusnya Tingkatan Empatsebaik sahaja sekolah berbuka.

3.      Mengambil tindakan susulan terhadap pelajar yang belum memulangkan buku teks tahun lepas melalui perjumpaan dengan pelajar-pelajar tersebut.

4.      Menyemak stok buku teks SPBT Tingkatan Lima dan Tingkatan Empat.

5.      Mengambil tindakan susulan terhadap pelajar Tingkatan Lima tahun lepas yang belum memulangkan buku teks melalui telefon dan surat-menyurat.

6.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.

Bulan Februari dan bulan-bulan lain

1.      Mengemas bilik BOSS dan menyemak stok sekali lagi sebagai persediaan untuk memesan buku teks pada tahun hadapan.

2.      Mengadakan aktiviti biasa kelab seperti General Meeting dan aktiviti yang lain seperti aktiviti menambahkan pengetahuan ahli terhadap Skim Pinjaman Buku Teks dan aktiviti menjalin hubungan antara ahli.

3.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.

4.      Jika menggunakan bilik darjah lain, guru penasihat akan mengambil kunci bilik di Unit Disiplin 2 daripada En. Tan Han Kuan sebelum aktiviti bermula dan mengembalikan kunci tersebut kepada En. Tan Han Kuan sebaik sahaja membuka pintu bilik.

5.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.

6.      Membuat post mortem  melalui mesyuarat AJK.

Bulan Oktober

1.      Mengutip balik buku teks SPBT daripada pelajar Tingkatan Tiga selepas peperiksaan PMR mengikut jadual waktu yang disediakan oleh pihak sekolah.

2.      Mengambil kedatangan dan mengagihkan tugas mengikut kumpulan.

3.      Mengambil tindakan susulan terhadap pelajar yang tidak memulangkan buku.

4.      Mengadakan jamuan akhir tahun. Masyuarat AJK diadakan untuk mengagihkan tugas semasa jamuan sebelum pengadaan jamuan tersebut.

5.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.

Bulan November

1.      Mengutip balik buku teks SPBT selepas peperiksaan akhir tahun daripada pelajar Tingkatan Satu, Dua dan Empat. Pemulangan dijalankan seperti berikut(tarikh pemulangan ditetapkan oleh pihak sekolah):

a.       Guru tingkatan memastikan bahawa semua pelajar telah memulangkan buku teks SPBT yang dipinjam dan menandatangan dalam senarai nama sebagai bukti. Semua proses tersebut dijalankan  di kelas masing-masing.

b.      Pelajar Tingkatan Satu dan Empat akan akan membawa buku mereka ke bilik BOSS untuk menandakan pemulangan dalam boring G. Pelajar Tingkatan Dua membawa buku ke gelanggang serbaguna.

c.       Pelajar Tingkatan Empat akan balik ke kelas selepas memulangkan buku teks mereka. Pelajar Tingkatan Satu akan pergi ke gelanggang serbaguna untuk mengambil buku teks tahun hadapan. Guru SPBT yang bertugas akan mencatat senarai nama pelajar yang mengambil buku.

d.      Pelajar Tingkatan Dua akan pergi ke bilik BOSS untuk mengambil buku Tingkatan Tiga pada tahun hadapan. Guru mata pelajaran akan mengikut pelajar ke bilik BOSS semasa mangambil buku untuk membuat pengakuan bilangan buku teks yang diambil. Arahan untuk pelajar telah disediakan dan dibaca oleh guru pengiring di kelas masing-masing.

e.       Ahli-ahli kelab SPBT pergi ke semua kelas untuk tujuan pemeriksaan untuk memastikan bahawa tidak ada pelajar yang meninggalkan buku teks yang belum dipulangkan di kelas. Buku teks tang tertinggal dikutip oleh ahli kelab dan dibawa ke bilik BOSS untuk disimpan.

2.      Mengambil tindakan susulan terhadap pelajar yang tidak memulangkan buku. Meminjam kepada semua pelajar sekiranya terdapat lebihan buku teks dan pelajar tersebut perlu membeli buku yang baru untuk menggantikan buku yang telah hilang dan seterusnya memulangkanya pada tahun hadapan.

3.      Menyemak stok.

4.      Prosedur menggunakan bilik BOSS seperti dinyatakan di bahagian A.